10 skäl till att projekt går över budgeten

Statistiskt sett är åtminstone 85 procent av varje projekt över budget till viss del. Detta beror ofta på oförutsedda händelser utanför mänsklig kontroll. Lyckligtvis kan du sväva oddsen till din fördel om du har en medvetenhet om vad som kan gå fel. Genom att lämna utrymme i din budget för det oväntade och utveckla en beredskapsplan kan du minska sannolikheten för att sluta med pengar.

Ovärdighet för projektledare

Ovärdighet för projektledaren kan innebära att varje aspekt av det oavsiktligt kan misshandlas, inklusive budgeten. Även om det är sant att det finns en första gång för varje företag, kan en projektledare som är ny på ansvaret för läget möta fler hinder än en som är välkänd för att se ett projekt från början till slut. Neophyte projektledare behöver mer vägledning och övervakning under hela processen, eller åtminstone en mentor som kan lita på att ge försiktig och objektiv rådgivning.

Dålig kommunikation / hantering av personal

För att ett projekt ska kunna utvecklas bör korrekt och snabb kommunikation förekomma i alla faser. Projektledaren behöver tydligt uttrycka vad som behövs och vad som händer med leverantörer, entreprenörer, besättning / lagmedlemmar och administratörer. Individuella besättningsmedlemmar / lagmedlemmar behöver också kommunicera bra med varandra. Missförstånd vid planering och genomförande leder till att uppgifterna inte utförs på ett korrekt sätt. Att korrigera situationen kan orsaka tidsfördröjningar och budgetöverskridanden. Kollegor bör hålla varandra uppdaterade under hela processen för att hjälpa projicerade tidslinjer konvergera och oväntade kostnader minimeras.

Mänskligt misstag

Människofel sträcker sig från en utelämnad eller felplacerad decimal i en balansräkning till fel utrustning eller leveranser som beställs. Oavsett vilken form det kan ta, kan misstag vara kostsamma. De flesta former av mänskliga fel kan mildras genom att ta en stund för att verifiera dokument, order och dubbelkontrollera eventuella ändringar som de uppstår.

Förlust genom skada eller störning

När nyckelfunktionerna sönderbrutits på plats, skadas under installationen eller inte fungerar som de ska, måste det omorganiseras, bytas ut eller repareras för att få projektet tillbaka på rätt spår. Var och en av dessa situationer kan vara en oväntad kostnad för den tilldelade budgeten. En procentandel av varje projektbudget bör avsättas i förskott för att förhindra att medel avsätts från budgeterade behov (upp till 30 procent).

Leverantörsrelationer

Problem med utomstående entreprenörer, leverantörer eller leverantörer kan påverka din projektbudget. Använd endast säljare som har ett utmärkt rykte för att vara pålitliga och skickliga. Brist på professionalism, oförmåga att möta tidsfrister och skrämmande arbete kommer att innebära att man lokaliserar en annan leverantör under projektet och betalar nya avgifter för att få en ersättare.

Anställd frånvaro

En viss grad av frånvaro kan uppstå på grund av sjukdom eller nödsituation, men om det är överdrivet, kommer det att hindra ett projekts framgång. De personer som valts för att spearhead ett projekt måste vara fullt investerade personligen för att se det igenom till slutförandet och valt noggrant av ledningen. Om anställda måste bytas ut i mittprojekt är förseningar troligen på grund av den utbildning / inlärningskurva som den nya personen måste genomgå. Om ett antal anställda går förlorade och inte byts ut, blir det svårare att fullfölja uppgiften med färre personer som har fler uppgifter.

Dåligt utförande

Tilldelade uppgifter ska inte bara slutföras i tid, de bör också utföras väl. Dålig arbetsförmåga som kräver mer än en justering eller revision kostar mer pengar på grund av övertidskrav och kan påverka alla budgetar. Att ha skickliga och erfarna proffs på ett projekt kan göra hela skillnaden.

Miljöfaktorer

Lite kan göras om dåligt väder eller naturkatastrofer. Ett projekt kan vara oväntat och obestämt på grund av villkor som förhindrar att lagmedlemmar kommer fram på plats, försenar leverans av leveranser eller resulterar i partiell eller total förlust. Att återhämta sig från denna typ av motgång är ingen enkel sak, men fördelning av pengar till försäkringar i projektets inledande planeringsstadier är klokt.

Brist på framsyn

Dålig planering är ansvarig för de flesta budgetbrister. Enkelt uttryckt, när färre medel än vad som behövs fördelas för ett projekt, är det en visshet att mer pengar kommer att behövas för att se projektet fram till slutförandet. Att inte förstå vad som krävs ekonomiskt för ett företag, från löner till overheadkostnader, kan leda till att pengar i tidigt skede löper ut.

Dålig fördelning av resurser

Budgeterade medel måste användas på ett rättvist sätt för att undvika orimliga utgifter i icke-vitala områden. Att spendera för mycket pengar i ett område och inte tillräckligt i en annan kan äventyra hela projektet, särskilt i ett litet företag med begränsade medel. Ett exempel skulle vara att bygga / renovera ett kök där kostnaderna skars genom att använda billigare golvmaterial för att ha råd med mycket högre och tunga apparater. Efter golvets installation levererades apparaterna. Understanden golv var skadad när apparaterna togs in, och ny golv måste nu beställas. Tidslinjen har inte bara påverkats, utan också budgeten. Ett bättre val skulle ha varit att beställa god kvalitet, rimligt prissatta golv och apparater för att hålla budgeten i kontroll och projektet i schema.