3 typer av företagsdokument

Företagen hanterar hundratals olika typer av dokument, men dokumenten kan vanligtvis klassificeras som informativ, negativ eller övertygande. De olika typerna av meddelanden kan överlappa varandra. till exempel kan ett meddelande vara både negativt och informativt. Nästan alla affärsdokument försöker använda dokumentets meddelande för att bygga goodwill genom att anpassa sig till behoven hos den avsedda publiken. Författare anpassar dokument beroende på ett antal publikvariabler, inklusive publikens storlek, position och egenskaper.

Informativa dokument

Informativa dokument inkluderar bokslut, nyhetsbrev, forskningsrapporter, sammanfattningar, tackanmälningar och kontojusteringar. Transmittaler är en annan form av informativt meddelande som förklarar vad som skickas. Faxar och e-postmeddelanden med bilagor kommer ofta med överföringsbrev. För att tillhandahålla det avsedda meddelandet bör informativa dokument vara relevanta och korta eller enkla om det inte är möjligt att göra ett kort. Positiva informativa dokument behöver inte samma nivå av goodwillbyggnad som övertygande eller negativa dokument, men informativa meddelanden bör fortfarande visa hänsyn till den avsedda publiken.

Negativa dokument

Negativa dokument används för ett antal ändamål, ofta för att be om ursäkt eller förklara en negativ situation. Typer av negativa handlingar inkluderar avslag, disciplinära meddelanden, negativa prestationsbedömningar, uppsägningar och avfyringar. För att bygga eller reparera goodwill kan författare av negativa dokument försöka omarbeta informationen som positiv eller övertygande. Författare av omarbetade negativa dokument måste se till att de negativa elementen fortfarande är förstådda och att publiken förstår dokumentets avsedda meddelande.

Övertygande dokument

Övertygande dokument försöker övertyga publiken att prenumerera på författarnas synvinkel. Reklam, återupptagning, prestationsbedömningar och anhängande ansökningar är alla typer av övertygande dokument. Att skriva ett övertygande dokument kan ta lite mer strategi än att skriva andra typer av handlingar eftersom författaren måste förutsäga och ta itu med eventuella publikbeslut. Persuasive dokumentförfattare kan adressera publikens invändningar genom att tilltala känslor och erbjuda skäl att vidta omedelbara åtgärder.

Bygga Goodwill

Utöver de andra syftet bygger affärsdokument oftast eller återställer goodwill med den avsedda publiken. Goodwill låter publiken veta att dokumentets avsändare är omtänksam och vänlig. Denna övervägning gör publiken mer benägna att förstå och agera på dokumentmeddelandet. Dokumentförfattare visar goodwill genom att arrangera information som passar publikens behov, betonar positiv information, visar artighet och strukturerar dokumentet enligt branschstandarder

Rekommenderas