Hur man granskar bokföringsrekord

Revisionsprocessen är viktig för att se till att redovisningspersonalen följer de lämpliga förfarandena. När du utför en internrevision ger du möjlighet att granska samplingar av alla företagstransaktioner för att identifiera fel eller tvivelaktiga redovisningsprinciper. Om du upptäcker någon anledning till oro, kan du överväga att anställa ett externt revisionsföretag för att hjälpa dig att komma till botten av det.

Revisionsperiod

Bestäm vilken period av bokföring du planerar att granska. Du kanske vill göra en stickprovskontroll av det senaste räkenskapsåret eller det sista kvartalet. Alternativt kan du känna att du behöver göra en noggrann granskning av transaktionerna i förra månaden. Om du granskar en period med stora transaktioner kanske du vill göra en provtagningsrevision istället för att granska fullständig transaktionshistorik.

Försäljningsrekord

Dra en rapport som beskriver alla försäljningsaffärer som registrerats under revisionsperioden. Om du utför en fullständig granskning drar du dokumentationen för alla transaktioner så att du kan jämföra försäljningsregistret mot den finansiella bokföringen. Välj ett representativt urval av transaktioner som publicerades under perioden om du utför en kontroll av prov. Tänk på det totala antalet transaktioner när du väljer dina prover så att du kan granska ett rimligt belopp mellan 5 och 10 procent. Jämför transaktionerna i bokföringen jämfört med försäljningsfakturorna. Matcha beloppen mellan bokstaven, fakturan och kundens kontroll för att säkerställa noggrannhet.

kostnader

Granska en rapport om alla affärskostnader för revisionsperioden. Om du utför en fullständig granskning drar du fakturor, betalningsuppgifter och annan dokumentation för att stödja alla transaktioner. Annars väljer du ett representativt prov, som du gjorde med försäljningsrekommendationerna. Jämför bokföringsrapporteringen med de fakturor som betalats och de faktiska beloppen som återspeglas i bankverksamheten.

Bankavstämningar

Granska bankredovisningarna för revisionsperioden. Bankredovisningar kan hjälpa dig att identifiera huruvida pengar inte är kontonerade från bankkontot eller inte. Jämför varje transaktion i kontoutdraget mot transaktionerna som registrerats i storboken. Bestäm att det finns en transaktion i storleken för att matcha varje bankkonto transaktion. Matcha var och en av dessa till en faktura, ett betalningsbevis eller annan dokumentation för att säkerställa att den är giltig.

Lön Transaktioner

Granska dina löneposter och jämföra lönesätten mot din aktiva anställningsförteckning. Kontrollera att timpriser och lönebelopp är korrekta i lönesystemet. För att säkerställa att din personal kan verifiera att de faktiskt arbetade de timmar som betalades, behåll tidskort på filen för att stödja lönebearbetningen och granska dem under revisioner.

Validera tillgångar och småkassor

Granska transaktionshistorien för småkontanter. Kontrollera att det finns kvitton för att stödja varje kostnad och att informationen på kvittot är klar. Verifiera likviditetsavstämningen för att säkerställa att alla medel redovisas. Titta på förnödenheterna för hand och jämföra dem mot inventeringen på rekord. Denna process kan tyckas oavsiktlig, men det kan hjälpa dig att identifiera potentiell stöld.