Så här importerar du PDF-filer till Microsoft Office-databasen

Även om många ofta använder Microsoft Access för att lagra textinformation, kan du lägga till filer i en databas också. Åtkomst gör detta möjligt genom att definiera ett specialfält som kan innehålla komplexa data. När du har lagt till ett bifogningsfält i en Access-tabell kan du importera PDF-filer till någon av tabellens rader. Du kan sedan se dem från Access eftersom de blir en del av din databas.

Lägg till tilläggsfält

1.

Starta åtkomst och öppna en av dina databaser. Flytta till navigationsfönstret och högerklicka på en tabell som du vill lägga till en PDF till.

2.

Klicka på "Design View". Åtkomst visar ett bord som innehåller namnen på de fält som utgör bordet du valt. Bläddra till botten av den tabellen och hitta en tom rad som inte innehåller några fältnamn.

3.

Placera markören i kolumnen Fältnamn i den raden och skriv ett namn som du vill ringa ditt nya bifogningsfält. Om du till exempel vill namnge det PDF, skriv "PDF" - utan citat - i den kolumnen.

4.

Klicka på rullgardinsmenyn "Data Type" bredvid namnet du skrev och välj "Attachment." Tryck på "Ctrl-S" för att spara dina ändringar.

Lägg till PDF till tabell

1.

Klicka på "Visa" och klicka sedan på "Databladvisning." Detta placerar bordet i uppdateringsläge där du kan lägga till och ändra data i tabellens rader och kolumner. Dessa rader och kolumner visas i en tabell vars kolumnrubriker matchar tabellens fältnamn.

2.

Bläddra till raden som innehåller den post som du vill uppdatera. Om du till exempel vill lägga till en PDF till 20: e rad, bläddra till den raden.

3.

Hitta det nya bifogade fältet du lagt till och dubbelklicka på det här fältet för att öppna dialogrutan Bilagor. Klicka på "Lägg till" för att visa fönstret Välj fil som visar datorns mappar och filer.

4.

Klicka på PDF-filen som du vill lägga till i tabellen, klicka på "Öppna" och klicka sedan på "OK". Tillgång lägger till PDF-filen i raden du valt.

tips

• När du är i designläge kan du visa vilken PDF som helst genom att dubbelklicka på fältet som innehåller PDF-filen och sedan klicka på "Öppna".
• Tillgång lägger till en paperclip-ikon till fält som har bilagor tillsammans med antalet bilagor i det fältet.
• När du har lagt till ett bilagafält i en tabell kan du inte konvertera det till en annan datatyp. Du kan dock radera det fältet när du inte behöver det längre.