Hur man förbättrar mötesproduktivitet

Affärsmän och kvinnor spenderar mycket tid på möten. Tyvärr är mycket mötestopp bortkastad. Dessa typer av möten är inte bara oproduktiva - de är kontraproduktiva. Folk kommer sluta delta i möten som inte ger resultat. Med tiden kan det kosta affärsidéer, lösningar och pengar. Följ några enkla regler för att göra möten kortare och mer produktiva.

Ha en dagordning

Börja med en sund mötesagenda. Se till att det täcker specifika ämnen som är avsedda att ge specifika resultat. Skicka agendan i förväg, med bakgrund till viktiga saker som ska diskuteras. Detta hjälper till att låta mötesdeltagarna förbereda idéer och material som de tycker är relevanta. Lägg viktiga saker högst upp på agendan för första gången.

Eliminera Trivia

Roter inte möten med rutin och trivia. Fördela protokoll från tidigare möten, finansiell information och rutinutskott i förväg så att du inte tar upp dyrbar tid att rehashing dem. Håll åtminstone alla diskussioner som inte är direkt relaterade till mötesämnet.

Förhandsinformation

Skicka ut så mycket information som möjligt i förväg så att de på mötet kan komma förberedda med bakgrund om de ämnen som ska diskuteras. Inkludera förslag till alternativ eller alternativ. Gör en specifik rekommendation till handling så diskussionen börjar med ett tydligt fokus. Använd teknik. Skicka information via e-post när det är möjligt. Inkluder länkar för online referenser.

Använd studieutskott

Uppmuntra diskussion men undvik dissension. Om ett ämne provocerar upphettande meningsskiljaktigheter, utse en kommitté för att studera situationen och rapportera tillbaka vid nästa möte, såvida inte ämnet måste lösas vid det mötet. Leta efter kompromisser eller mellanslag när åsikter skiljer sig åt. Se till att motsatta sidor är korrekt representerade i en studieutskott.

Håll möten kortfattat

Starta möten i tid och ange en tidsgräns. Försena inte ett möte för att vänta på stragglers. Berätta för deltagarna i förväg hur mycket tid som är tilldelat för mötet och försök att sluta i tid. Planera möten ibland och platser som är lämpliga för de som är involverade. Tänk på Internetmöten när tid eller plats gör det svårt för personliga sammankomster.

Analysera resultat

Om ett möte inte uppnådde allt du ville ha, bestämma var saker gick vilse för att göra nästa session mer produktiv. Överväg att ha fler och dela möten med färre deltagare. Bryt ner komplexa ämnen i bitar som kan hanteras av små grupper, vilket är effektivare än stora paneler. Spara de stora mötena för att fira framgångar.