Betydelsen av att dokumentera disciplinära åtgärder på arbetsplatsen

Medarbetare bristlar ofta när de är disciplinerade, och ibland tar de sin ilska ut genom att klaga på en arbetsgivare. Om du är i stånd att disciplinera en arbetare behöver du dokumentation av de åtgärder du vidtar i händelse av konflikter som kan leda till rättegång. Du behöver också veta vilken typ av dokumentation du vill behålla.

Du bestämmer

Du har fullständig kontroll över när du tar disciplinära åtgärder. Det betyder att du kan dokumentera åtgärden och se till att du har skrivit konton innan du gör någonting som kan leda till rättegång. Innan du agerar, sätta allt skriftligt och redogöra för all arbetstagarens handlingar som har lett till ditt beslut att disciplinera.

Hur dokumentation av möten hjälper dig

När du träffar en anställd, skriv en skriftlig redogörelse för vad som sagts. Detta förhindrar att medarbetaren kommer tillbaka senare och hävdar att du inte kommunicerade klart. Erbjud arbetstagaren möjlighet att läsa det skriftliga kontot och ställa frågor. Lägg till de här frågorna och dina svar på dokumentet och skriv in anställd för att visa att han har fått en kopia.

Dokumentation fastställer mönster av beteende

När du dokumenterar alla konflikter med en anställd, etablerar du ett mönster av beteende. Din rekord av incidenter, möten och konfrontationer fungerar som en indikation på arten av arbetstagarens relation till förvaltningen. Om du så småningom tvingas säga upp arbetstagaren har du en historia om arbetstagarens beteende och detta kommer att stödja din verksamhet.

Dokumentation leder till bättre beslutsfattande

Processen att stoppa och dokumentera konflikter hjälper till att sakta ner processen och ger chefen tid att överväga vilka åtgärder som är lämpliga. Skrivningsprocessen hjälper chefen att se problemet mer objektivt. Dessutom kan beslutsfattarens handledare granska tvisten och göra nivåhäftade rekommendationer.

Dokumentation kan förhindra en rättegång

När en anställd ser all dokumentation som har lett till ofrivillig ansvarsfrihet, kan hon vara mindre benägen att ta ställning till domstolen. Vikten av bevis kan göra att vinna en rättegång verkar osannolik för en anställd.

Dokumentation kan hjälpa till att vinna en rättegång

Domstolar förväntar sig dokumentation, och dina detaljerade konton visar domstolen att du är professionell och har tänkt på de disciplinåtgärder du har vidtagit. Dina dokument kommer att bli rättssalskärmar med relevanta punkter markerade. Denna typ av bevis kan sväva en domare till din fördel.