Den inre kontrollen svagheten i ett lönesystem

Dagens datoriserade lönelsessystem gör rapporteringstid arbetad och hantering av andra lönfunktioner enkelt och automatiskt. De ger dussintals löneavgifter för revision och dokumentation. De erbjuder säkerhet genom hand, fingeravtryck och till och med ögonigenkänningstidsklocksystem för att förhindra falsk arbetstidrapportering. De kan automatiskt uppnå betald ledighet och andra anställningsförmåner baserat på arbetstid. De är också sårbara i händerna på oärliga anställda som har tillgång till och administrativa rättigheter till dessa system.

Ange löne tiddata

Lönelsessystem använder enskilda anställningskoder eller andra metoder för erkännande för att se till att anställda rapporterar sina egna arbetade timmar. Eftersom koder kan delas kan en anställd fortfarande falskt klocka in för en annan helt enkelt genom att använda en annan anställds kod. Medarbetarhandböcker bör tydligt ange det korrekta förfarandet för klockning in och ut och konsekvenserna för falsk inmatning av löneinformation. Mänskliga resurser bör inrätta tydliga förfaranden för att begära avbrott och förändringar i löneavgifter för anställda. Signaturer ska vara nödvändiga för alla transaktioner som påverkar en anställds lönesumma eller lönebearbetning.

Avdelning av löneförädling

Personalresurser är ofta ansvariga för att skapa nya anställda i lönesystemet, bearbeta lönedata och distribuera lönecheckar. Inmatning av löneuppgifter och behandling av lönecheckar bör delas mellan personal och redovisning för att säkerställa att en person eller avdelning inte kan slutföra lönesystemet utan granskning. Utan ansvarsskillnad kan en oärlig anställd skapa en falsk anställd, registrera arbetstid eller semestertid och vidarebefordra pengarna till ett personligt konto genom direkt insättning. Det finns mindre möjlighet att avleda medel när en avdelning inmatar data och den andra behandlar löneuppgifterna och tar emot lönecheckar.

Brist på löneförhandsvisning

Före behandlingen av lönecheckar kommer lönesystem att producera en uppsättning rapporter som kan granskas för noggrannhet innan "live" -kontroller skrivs ut och direktanslutningar aktiveras. Löneförhandsgranskningen ska göras av en anställd eller annan avdelning än de som är ansvariga för löneförädling. Avstängda anställda som fortfarande får lönecheckar, oordnade mängder arbetade timmar eller angivna semestertimmar kan indikera bearbetningsfel eller manipulering av data. Medan legitima fel kan inträffa kan avsiktliga försök att avleda pengar gå obemärkt utan en "time out" för en snabb granskning.

Brist på systematiska interna revisioner

Bokförings- eller finansavdelningen bör träna en anställd för att genomföra en intern lönekontroll minst kvartalsvis. De flesta anställda som framgångsrikt förslår stora mängder pengar gör det över tiden. Periodiska publicerade revisioner av löne- och bokföringsfunktionerna kan bidra till att avskräcka en oärlig anställd från att inrätta ett system för att bedräga sin arbetsgivare och minska den ekonomiska förlusten.