5 steg i en projektkommunikationsplan i projektledning

Projektkommunikation är en samordnad insats av alla gruppmedlemmar, från projektledaren som ansvarar för det övergripande meddelandet och hur det levereras till enskilda gruppmedlemmar som bidrar till processen. Projektkommunikationsplaner följer de grundläggande frågorna om vem som ska få information, vilken information som behöver kommuniceras, hur kommer informationen att sprida sig och hur ofta och slutligen som i projektgruppen kommer att ansvara för att leverera informationen.

Publik

Projektgruppen måste identifiera alla publikgrupper som kommer att få kommunikation. I ett stort företag kommer informationsteknologiprojekt som skickas till tekniska och utvecklingsgrupper att skilja sig mycket från information till ledande befattningshavare, mellanledare eller administrativ personal. Andra exempel på olika publikgrupper inom en stor organisation skulle vara personal som utsetts för att utföra slutanvändarprovning eller att skriva slutanvändardokumentation.

Informationsbehov

Vare sig kommunikation endast distribueras till tekniska eller funktionella lag eller adressera en bredare publik, bör varje meddelande som lämnas vara förberedt för en specifik målgrupp. Om ett antal olika publikgrupper med olika behov existerar, bör innehållet i varje meddelande också varieras för de avsedda mottagarna. Ett exempel på informationsteknik skulle vara kommunikation av tekniska specifikationer som skulle levereras till utvecklare. Samma information skulle inte levereras till alla slutanvändaresystemtestare, endast de som ansvarar för dokumentationen.

Media

Även om elektronisk kommunikation som e-post kan vara det mest effektiva kommunikationsmedlet, är det inte alltid det mest effektiva i kommunikationen av projektinformation eller att ge utbildning. Projektteamet bör också överväga nyhetsbrev, videofoder eller webinars. Grupppresentationer och råds möten för att tillhandahålla frågor och svar sessioner kan också ges för att kommunicera projektmål, användarutbildning eller projektresultat.

timing

Kommunikation för något projekt bör börja i planeringsstadiet. Även om de inledande faserna i kommunikationen inte kommer att vara lika robusta som de som ligger nära slutet av ett projekt, är det första steget att sända planerade ändringar till någon infrastruktur eller process kritisk för att ta emot inköp från alla parter. Informationsflödet ska hanteras av projektgruppen i samordning med ledning av en organisation. Denna samordning är att definiera vilken information som ska levereras på olika punkter under projektutvecklingen.

ansvar

Projektgruppen kan vara ansvarig för all projektkommunikation, eller en företagskommunikationsenhet kan uppmanas att tillhandahålla hjälp. Kommunikationen hanteras dock, specifika kommunikationsuppgifter ska tilldelas i planeringsfasen av ett projekt. Även om roller kan förändras under projektets liv, måste en plan för delegering av kommunikationsuppgifter utarbetas i förväg.