Hur man accepterar kreditkortsbetalningar över telefonen
Ju lättare du gör för dina kunder att betala dig, ju bättre är det för din botten. Om du väljer att acceptera kreditkortsbetalningar via telefonen, se till att dina anställda vet rätt procedurer för att minimera risken. Att ange en transaktion handlar om att följa de instruktioner som är specifika för den kreditkortsbetalningstjänst du väljer. Varje leverantör sätter upp sitt system lite annorlunda, så det finns ingen "en storlek som passar alla." Tänk bara på att medarbetarna är välutbildade och följer förfarandena.
Välj rätt kreditkortsbetalningstjänst
Att använda kredit via telefon för att göra inköp är inte ny. Men idag har kunder och företag flera alternativ. Till exempel betalningsbehandlingstjänster från PayPal och Square tillåter ett litet företag att ta telefonbeställningar med mobiltelefoner. Det här är ett alternativ att överväga om du bara har startat ett företag. Om nivån på kundrespons gör det värt, kan du ställa in ett vanligt säljarkonto med en kortbetalningstjänst.
Som med vilken produkt eller tjänst du köper för ett litet företag, jämföra kostnader och avgifter från flera leverantörer. Se till att tjänsten tillåter telefonbeställningar och fråga om det finns en extra avgift. Kolla även deras kundsupport. Du bör kunna kontakta betalningstjänsten om en order avvisas eller du har frågor.
Tillståndsprocessen
Personalutbildning är viktigt för att alla anställda ska kunna förstå kreditkortstillståndsprocessen. Delvis handlar det helt enkelt om att utbilda anställda att följa instruktionerna från betalningsbearbetningstjänsten. Personalen bör dock också veta om möjliga "röda flaggor" att se upp för. Om exempelvis postadressen och faktureringsadressen är annorlunda, var försiktig. Detta kan vara ett tecken på en obehörig användare. Å andra sidan kunde det vara en student på college som helt enkelt vill ha ett paket levererat till sitt studentrum, men räkningen går till sitt hem.
Spara alla poster och information från varje transaktion i 12 till 24 månader. Detta kommer att hjälpa dig att visa påbörlig omhändertagande vid ett bedrägligt köp, och det hjälper till att lösa eventuella tvister med kunder.
Information att samla in
En bra tumregel är att samla så mycket information från kunden som möjligt när du tar en kreditkortsbetalning via telefon. Betalningstjänsten kräver att du får hela kreditkortsnumret, utgångsdatumet och kundens namn som det visas på kortet. Du kan också behöva CVV, vilket är en säkerhetskod som skrivs ut på baksidan av kortet. Dessutom, fråga kunden för hennes faktureringsadress, telefonnummer och e-postadress. Dessa kommer att du kontakta kunden om det finns några problem. Det är också en bra idé att be om kundens födelsedatum och körkort nummer.
Skicka en kopia av försäljningskvittot till kunden via mail, email eller båda. För att förbättra kundservicen, spara den här informationen i ett format som anställda kan komma åt. Detta snabbar saker upp nästa gång kunden gör ett köp.
Förvara det säkert
Varje affärsman vet att acceptera elektroniska betalningar, checkar och kreditkortsbetalningar medför viss risk. Att acceptera kreditkortsbetalningar via telefon är inget undantag. Det finns dock sätt att minimera risken. Investera i ett bra försäljningssystem och få det professionellt installerat. Betalningsbearbetningstjänsten du vill skydda transaktioner så mycket som du gör. Utnyttja sina säkerhetsrutiner och råd.
Betalningskortet Industry Security Standards Council utarbetade uppdaterade krav 2015. Känn som PCI 3.0, ger dessa standarder små företag råd om hur man minskar risken. PCI 3.0 täcker personalutbildning, ditt företags delade ansvar med andra parter och alternativ som du kan välja att anpassa PCI 3.0 till dina affärsbehov. Det här är en värdefull resurs som kan spara tid, pengar och huvudvärk.